本文作者將結合自身經驗與你分享設計師應如何優雅地回復需求郵件。

工作中回復各種郵件數不勝數，設計師回復的產品需求郵件就是一類，以前回郵件時都是比較「率性而為」，并沒有注意郵件的內容，直到有一次在群里 boss 問起一個設計點的樣式問題時，leader 直接找出了原始郵件來解釋當前問題，才發現，原來寫郵件也是一門大學問。那么如何才能「優雅」地回復一封郵件呢？下面就來聊一聊。

前提描述：這里的回復人主體是設計師，郵件也以常用的 pc 端 outlook 為例。設計師接觸到的最多的郵件是產品需求郵件、走查驗收郵件，而其中產品需求郵件又是大多數，因此以需求郵件的書寫方式為主來說明。

首先來解析一下需求郵件的內容：

• 發起人：PM
• 抄送人：產品相關 leader，設計組及相關 leader，需求相關部門 leader 等等；
• 主題：XX版本需求（或其他語言描述，這個是無法控制產品的腦洞）
• 正文：需求描述，有時會插入附件，對于需求會有詳盡的背景描述、需求描述、預期數據效果、后臺需求、數據布點等；當然，更多的時候是有一個 prd 文檔；不過也不排除「過分」的情況是，只留一段簡短的文字描述。
• 簽名

基本上需求郵件的樣式大體如此，那么設計師一般會如何回復呢？其實這樣要分情況，如果對于郵件回復要求較嚴格或者設計師手上需求較多的話，可按照如下樣式在不同的時間點上回復，具體包括以下幾個流程，僅供參考。

一、剛收到需求

需求 prd 等文檔相對完整，描述準確，需求清晰，設計師可直接回復郵件，明確已收到需求，回復具體的排期時間，包括啟動時間和交付時間點。

需求不明確時，可「委婉」要求 PM 當面溝通細節后給出具體排期。

二、設計完成后回復郵件

郵件內容明確，方案已經直接設計產出。

這種情況下比較簡單，郵件中直接帶入附件后回復產品查收確認即可。

輸出方案與原 prd 有差異或調整。

郵件中帶入附件，同時可增加調整點描述，特殊字體可強化標出。

prd 描述較簡略或者線下溝通后需求仍舊模糊，在不影響產品策略的前提下，可設計方向很多，則在回復郵件過程中可采用兩種方式。

輸出多版方案：郵件中帶入附件，同時描述多種方案的優劣側重點以便產品評估；方案描述可從交互、視覺、產品策略傾向性等方面描述，總之需要體現專業性與清晰的設計思路。

線下溝通后確認一種方案：郵件正文需明確描述與 PM 線下溝通的結果，隨后附上對應的設計稿。

有待確認問題

需明確標出需要確認（或提供素材）的內容及對應的確認人員，確認人員可高亮標出；當然，不要忘記郵件抄送對應的確認人員。

三、補充建議

方案中如果存在一些細節上的體驗問題或者流程缺失，可在郵件中提出，從設計的角度提出相關建議，體現專業性，完善產品功能，對產品的策略進行必要性補充，當然，產品可不采納，但是作為設計師在郵件中還是要寫上的。

Tips：

郵件往來習慣會依據項目安排來定制，就算同一公司中不同的項目，也會因為產品形態、進度、人力資源、緊迫程度等因素，導致郵件往來在項目中的作用不同，但是作為職業化的設計師，依舊需要要求自己對于郵件內容保持嚴謹與審慎的態度。

郵件的細節處理不僅體現了一名職業設計師設計能力，同時也能夠反映出很多隱藏的能力，讓對接的產品、開發以及領導們眼前一亮：

• 首先是設計師的設計能力，這是毋庸置疑的，是否能夠高效完成產品需求，通過郵件很好追蹤；
• 設計師是否有獨立思考能力，產品的需求中的不合理的地方是否能夠提出、協助改正，而并不是一味以 prd 為準，不思考需求的合理性與體驗上的流暢性；
• 溝通表達能力是否良好，很多需要線下溝通的細節，能否很好地通過溝通挖掘到，同時是否可以通過郵件很好的表達自己的想法；
• 項目推動能力，對于需要多方協助或者需求不明晰的情況，設計師是否能夠很好的協調資源，推進項目進行，而不是在某個階段卡殼，導致項目延期。

總結

郵件是工作中的常備工具，但是是否真的可以「優雅」地回復一封郵件，其實還是很看功力的。

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圖片素材作者：Ted Kulakevich

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